Integracja z KSeF

Lista na 1 stycznia 2027: co musisz mieć domknięte

Kary mają zostać przesunięte na 2028 rok, ale obowiązki z tej listy zaczynają się w styczniu 2027. Przy każdym pytaniu zaznacz, czy masz to załatwione, a na końcu dostaniesz wykaz braków dla księgowej.

1. 1. Czy wszystkie faktury dla firm wystawiacie już w KSeF?

   Co się zmienia: 1 stycznia 2027 znika limit 10 tys. zł brutto miesięcznie na faktury wystawiane poza KSeF. Od tego dnia każda faktura dla firmy musi przejść przez system.

   Co zrobić: Jeżeli choć część faktur powstaje w Wordzie, w Excelu albo w programie bez KSeF, przenieś je do programu z KSeF albo do darmowej Aplikacji Podatnika KSeF jeszcze w 2026, kiedy pomyłka nic nie kosztuje.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

2. 2. Czy masz ustalone, gdzie od stycznia powstanie faktura do sprzedaży z kasy?

   Co się zmienia: Faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej, w tym paragony z NIP do 450 zł uznawane za faktury uproszczone, są poza KSeF tylko do 31 grudnia 2026.

   Co zrobić: Jeżeli sprzedajesz przez kasę, a klienci proszą o fakturę, wybierz program, w którym ta faktura powstanie od stycznia, i przećwicz to na jednym dokumencie. Jeżeli nie masz kasy, ten punkt Cię nie dotyczy.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

3. 3. Czy numer KSeF faktury kosztowej jest pod ręką, kiedy robisz przelew?

   Co się zmienia: Od 1 stycznia 2027 przelew za fakturę z KSeF między czynnymi podatnikami VAT ma zawierać jej 35-znakowy numer KSeF. Przy zapłacie za wiele faktur jednego kontrahenta wystarczy jeden identyfikator zbiorczy wygenerowany w KSeF. Nie dotyczy to płatności kartą, BLIK-iem ani gotówką.

   Co zrobić: Sprawdź, czy numer KSeF trafia z programu księgowego do pliku przelewów albo do banku. Jeżeli przelewy robi ktoś, kto widzi tylko PDF faktury, numer będzie przepisywany ręcznie przy każdej płatności.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

4. 4. Czy ktoś regularnie pobiera faktury kosztowe z KSeF?

   Co się zmienia: Faktura od dostawcy jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF. Dostawca nie musi już wysyłać jej mailem, więc termin płatności biegnie także wtedy, gdy nikt do systemu nie zajrzał.

   Co zrobić: Ustal, kto i jak często pobiera faktury zakupowe i dokąd one trafiają. Bez tego o fakturze dowiesz się dopiero z upomnienia dostawcy.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

5. 5. Czy masz certyfikat KSeF do wystawiania faktur w trybie offline?

   Co się zmienia: Gdy KSeF nie działa albo nie ma internetu, fakturę wystawia się w trybie offline i wysyła do systemu później. Taka faktura przekazana klientowi poza systemem musi mieć dwa kody QR, a drugiego nie da się wygenerować bez certyfikatu KSeF typu 2, ważnego 2 lata.

   Co zrobić: Wygeneruj certyfikat w Aplikacji Podatnika KSeF teraz, a nie w dniu awarii. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że tokeny do logowania zostaną po 31 grudnia 2026 r., ale na 4.10.2026 rozporządzenie nadal wskazuje ten termin, więc certyfikat jest też zapasem na wypadek, gdyby nowelizacja nie zdążyła.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

6. 6. Czy numer faktury wystawionej w styczniu 2027 nie powtórzy żadnego numeru z 2026?

   Co się zmienia: KSeF odrzuca fakturę z kodem błędu 440 „Duplikat faktury”, jeśli ten sam NIP sprzedawcy wysłał już fakturę tego samego rodzaju z identycznym numerem, a sprawdza to 10 lat wstecz. Kto w 2026 wystawiał faktury w KSeF, zeruje numerację co roku i nie ma roku w numerze (FV 1, FV 2…), dostanie odrzucenie już pierwszej faktury w styczniu 2027, bo „FV 1” przeszła przez KSeF rok wcześniej.

   Co zrobić: Sprawdź wzór numeru w programie do faktur. Jeżeli nie ma w nim roku, dopisz go przed pierwszą fakturą w 2027, np. 1/01/2027. To samo przy zmianie programu: nowa seria nie może powtarzać numerów wysłanych ze starego.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

7. 7. Czy widzisz, która faktura została odrzucona albo jeszcze nie wysłana?

   Co się zmienia: Kary z art. 106ni ustawy o VAT, czyli do 100% kwoty VAT z faktury wystawionej poza KSeF albo do 18,7% kwoty należności przy fakturze bez VAT, miały zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026, że przesunie je na 1 stycznia 2028, a 23 września 2026 opublikowało projekt tej ustawy na stronie Rządowego Centrum Legislacji (numer w wykazie prac rządu UD477, legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12414954). To na dziś projekt, a nie uchwalone prawo, więc nie planuj w oparciu o pewność, że kary nie przyjdą wcześniej. Sam obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie jest zawieszony ani o jeden dzień, a brak automatycznej kary to nie brak konsekwencji: urząd widzi w JPK_V7 znaczniki faktur, które nie przeszły przez KSeF, i wzywa do wyjaśnienia, zanim w ogóle dojdzie do kary. Według projektu w 2027 urząd najpierw przypomina o obowiązku, a gdy firma nie zareaguje, sprawdza jej rozliczenia.

   Co zrobić: Program albo integracja muszą pokazywać stan każdej faktury: przyjęta z numerem KSeF, odrzucona albo czekająca na wysłanie po trybie offline. Faktura odrzucona po cichu wygląda w systemie tak samo jak wystawiona.

   Mamy toJeszcze nie albo nie wiemy

Źródła: serwis Ministerstwa Finansów o trybie offline24 i limicie 10 tys. zł, ustawa o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026. To lista techniczna, nie porada podatkowa.